امان ناجی

امروزه با توجه به تعدد نهادها در حوزه‌های مختلف زندگی بشر و گستردگی فعالیت آن‌ها، ضرورت سنجش راهکارهای مناسب برای پیشبرد امور و اداره بهتر این نهادها، احساس می‌شود. به همین دلیل، تلاش‌های زیادی از جانب مدیران سازمان‌ها و نهادهای بزرگ و کوچک صورت می‌گیرد تا روند مدیریت فعالیت‌ها در آن‌ها بر بنیاد پلان‌ها و نقشه‌های مشخص تنظیم گردیده و رو به بهبود رود. در همین راستا، تعاریف متعددی از اداره و در کنار آن پلان‌گذاری از سوی اندیشمندان حوزه مدیریت، ارائه شده است.

یکی از این تعریف‌ها، اداره را «ترکیب خاص و سنجیده شده‌ای از افراد برای رسیدن به هدف از قبل تعیین شده سازمان» می‌داند و تعریف دیگری، آن را «فرایند در کنار هم قرار دادن افراد در سازمان برای ایجاد سهولت در کارها و رسیدن به هدف» عنوان می‌کند. بنابراین، می‌توان گفت که در چارچوب اداره، سعی می‌گردد تا با استفاده موثر از امکانات و نیروی بشری موجود در سازمان، قناعت و رضایت جوانب ذیدخل برآورده شود.

در تعریف پلان نیز آورده‌شده که «طرح قبلی است برای رسیدن به هدف».  «تشخیص هدف و راه‌های رسیدن به آن که می‌تواند نظر به نوع فعالیت‌های سازمان‌ها انواع مختلفی داشته باشد» نیز یکی از تعاریف پذیرفته‌شده برای پلان‌گذاری است. با توجه به آن‌چه در کتاب‌های مدیریتی آورده‌اند، پلان به سه دسته کوتاه‌مدت، میان‌مدت و درازمدت تقسیم شده است که هر کدام از این انواع پلانگذاری، روش کار منحصر به خود را دارند.

سازمانی که پس از ثبت و دریافت مجوز فعالیت، در راستای دست‌یابی به هدفی خاص آغاز به کار می‌کند، در حقیقت یک سازمان مرده است، اما با پلانگذاری‌های سه گانه (کوتاه‌مدت، میان‌مدت و درازمدت) سازمان دوباره زنده می‌شود. به هر اندازه که مدیر اداره از دانش بیشتر در عرصه مدیریت برخودار باشد و در کنار آشنایی با مهارت‌های مدیریتی، توان استفاده موثر و کارا از منابع را داشته باشد، به همان اندازه سازمان قوی و فعال می‌شود. در کل می‌توان گفت که بقا و پویایی سازمان، بستگی به توانایی مدیر یا مدیران آن در زمینه پلان‌گذاری و فهم از علم مدیریت دارد.

در بسا موارد، سازمان‌ها پس از مدت‌زمانی که فعالیت می‌کنند، با انقطاع فعالیت مواجه می‌گردند و یا هم منحل می‌شوند. عوامل مختلفی در انحلال این سازمان‌ها می‌توانند دخیل باشند. عدم رعایت اصول اساسی مدیریت، نادیده گرفتن توانایی اشخاص در هنگام استخدام، نبود توانایی پلانگذاری قوی در اداره، وجود ضعف در هدایت کارمندان، نبود راهکارهای مناسب برای اعمال نظارت و کنترل بر کارمندان و… شامل این عوامل می‌گردند. ممکن است سازمانی از یک تعداد و یا هم کل این عوامل تاثیرپذیر باشد. برای همین، شناسایی ضعف‌های سازمان‌ها، یافتن راهکارها برای مشکلات آن‌ها و تهیه پلان بهتر برای پیش‌برد فعالیت‌های آن‌ها، نیاز به انجام تحقیقات کاربردی دارند.

در سازمانی که اصول اساسی اداره که همان-هماهنگی، سلسله مراتب، تخصص، وحدت در فرمان‌دهی، حیطه نظارت، صلاحیت و مسئولیت، تعادل، انعطاف‌پذیری و کارایی و موثریت- رعایت نگردد، واضح و مشخص است که بعد از مدت‌زمان کوتاهی، مشکلات بزرگی بروز خواهند کرد که در صورت عدم رسیدگی به آن‌ها، سازمان با احتمال قوی سقوط مواجه خواهد گردید.

مساله دیگر، استخدام کارمندان است، در بسیاری از ادارات، چه دولتی و چه خصوصی دیده می‌شود که استخدام افراد بر بنیاد روابط صورت می‌گیرد نه بر اساس ضوابط و معیارهایی که بتواند افراد شایسته را از غیرشایسته تشخیص دهد. زمانی که چنین اعمالی در ادارات صورت بگیرد، قطعا کار به اهل آن سپرده نمی‌شود و این چیزی است که دست‌یابی سازمان به هدف و دورنمایی که تعیین کرده است را غیرممکن می‌سازد.در اکثر مواقع مدیران/سرپرستان اداره‌ها، در هنگام پلان‌گذاری به مسائلی چون منابع موجود و تعیین حدود صلاحیت و مسئولیت‌های افراد و… توجه نمی‌کنند. این عمل در نهایت منتج به ختم کار و انحلال اداره/ سازمان خواهد شد.

افزون براین، در برخی موارد تجربه شده که رهبری در ادارات به شکل ضعیف و ناکارا است و در زمان نظارت، کنترل و ارزیابی، از کنار موضوعات اساسی مربوط به نظارت و ارزیابی که تعیین معیار، سنجش عملکرد، تشخیص انحرافات و اقدامات اصلاحی است، بی‌تفاوت می‌گذرد و به موضوعات ساده و پیش پا افتاده بیشتر توجه معطوف می‌دارد. این امر در واقع، کمک به رکود فعالیت‌های سازمان به جای بهبود وضعیت در آن است.

بنابراین، اگر قرار باشد که سلامت اداره‌ای حفظ گردد و فعالیت‌ها در آن به‌شکل کارا و مبتنی بر دیدگاه، ماموریت و اهداف سازمان انجام گیرند، باید، تلاش مدیران باید متمرکز بر تطبیق تمامی اصول و قواعد مهم اداره باشد. علاوه براین، تشکیل و ساختار سازمان باید با نیازهای آن سازگاری داشته تا از تورم تشکیلاتی جلوگیری گردد، صلاحیت و مسئولیت‌ها مشخص گردند، اصل وحدت در فرمان‌دهی حفظ گردد و کار به افراد شایسته سپرده شود.